FDSEA 11 Fédération Départementale des Syndicats d'Exploitants Agricoles de l'Aude

Cotisations sociales : documents à conserver 6 ans

La dernière loi de financement de sécurité sociale a créé un délai de conservation des documents nécessaires au recouvrement ou au contrôle des cotisations et contributions sociales. Ce délai est de 6 ans. Ce délai général s'articule avec d'autres délais en général plus courts. Quels sont alors les documents à conserver durant 6 ans ?

Un délai de conservation général de 6 ans …

Il est donc désormais prévu que les documents ou pièces justificatives nécessaires à l’établissement de l’assiette ou au contrôle des cotisations et contributions sociales doivent être conservés pendant une durée au moins égale à 6 ans à compter de la date à laquelle les documents ou pièces ont été établis ou reçus.

Des cas particuliers…

Il existe en effet des délais particuliers de conservation de certains documents sociaux.

On citera particulièrement les bulletins de paie remis aux salariés sous forme électronique dont les doubles devaient jusqu'à présent être conservés pendant 5 ans. Ce délai est maintenant de 6 ans, au moins à l'égard du contrôleur de la MSA.

Il est aussi prévu que l’employeur tienne à la disposition de l’inspection du travail :

  • pendant une durée d’un an, y compris dans le cas d’horaires individualisés, ou pendant une durée équivalente à la période de référence en cas d’aménagement du temps de travail sur une période supérieure à l’année, les documents permettant de comptabiliser les heures de travail accomplies par chaque salarié ;
  • pendant une durée d’un an, le document récapitulant le nombre d’heures d’astreinte accompli chaque mois par le salarié ainsi que la compensation correspondante ;
  • pendant une durée de 3 ans, les documents permettant de comptabiliser le nombre de jours de travail accomplis par les salariés intéressés par des conventions de forfait.

Un délai de 5 ans s'applique pour les mentions portées sur le registre unique du personnel à compter de la date à laquelle le salarié ou le stagiaire a quitté l’établissement. La nouvelle durée de 6 ans s'applique également à ces mentions.

Délais à articuler avec les délais de prescription...

Ce délai général de conservation n'est toutefois pas à confondre avec les délais de prescription qui peuvent exister en matière sociale. Ainsi, notons bien que les cotisations et contributions sociales se prescrivent par 3 ans à compter de la fin de l’année civile au titre de laquelle elles sont dues.

Mais relevons également que cette prescription est de 5 ans en cas de travail illégal ou plus largement de fraude. La durée de conservation de 6 ans couvre donc cette dernière prescription.

Quels autres documents conserver 6 ans ?

Outre les documents tels que les bulletins de salaires, ou les documents de décompte des heures des salariés, on peut également évoquer les justificatifs de frais professionnels que le législateur avait particulièrement à l'esprit lors de ses travaux sur ce délai général de 6 ans de conservation.